Das Organisationsreferat Z-3 ist unter anderem zuständig für die Themenbereiche Organisation und Organisationsentwicklung. Aktuelle Entwicklungen werden ressortübergreifend auf Arbeitsebene behandelt und abgestimmt. Auf diese Weise wird ein stetiger Veränderungs- und Modernisierungsprozess aktiv mitgestaltet und jederzeit für den Geschäftsbereich der Senatskanzlei gewährleistet.
Im Zuge der voranschreitenden Verwaltungsdigitalisierung kümmern sich die Mitarbeitenden des Referats Z-3 unter anderem um die flächendeckende Einführung und Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems. Hierzu führen die Fachadministratoren bzw. Multiplikatoren Inhouse-Schulungen durch, stellen Ablage- sowie Prozessstrukturen zur Verfügung und betreuen als zentrale Ansprechpartner das Backend systemseitig.
Weitere Schwerpunktthemen sind das Projekt- und Prozessmanagement. Projektarbeit stellt eine wirksame und ressourcenschonende Möglichkeit dar, die zahlreichen Veränderungs- und Modernisierungsprozesse zu planen und zu steuern. Anhand von Projekten werden in der Senatskanzlei optimierte Prozesse, leistungsfähige Infrastrukturen, eine moderne Arbeitswelt sowie wirkungsvolle Steuerungsmöglichkeiten entwickelt und implementiert. Damit eng verknüpft ist das Prozessmanagement. Neben der Planung umfasst es die Durchführung, das Controlling und die qualitätsbewusste und effiziente Abwicklung von miteinander verknüpften Aufgaben zur Optimierung von Abläufen innerhalb der Gesamtorganisation sowie eine damit einhergehende Ressourcenbündelung.
In puncto Wissensmanagement übernimmt das Referat Z-3 eine zentrale und zugleich koordinierende Rolle innerhalb der Senatskanzlei. Daten und Informationen werden dabei strukturiert erfasst, verarbeitet und systematisch in Wissen umgewandelt. Durch die Bereitstellung dieser Informationen ist es möglich, auf tradiertem Wissen aufzubauen und die bereits vorhandene Fachexpertise jederzeit abrufbar zu machen.
Neben der Senatsregistratur ist auch die Geschäftsstelle fester Bestandteil des Referats Z-3. Von hier aus werden unter anderem telefonische und schriftliche Anfragen bearbeitet und ins Haus gesteuert. Im Bereich der Senatsregistratur steht vorwiegend die Verarbeitung des aktenrelevanten Schriftguts im Fokus. Um den digitalen Fortschritt und den Transformationsprozess ganzheitlich voranzutreiben, steht ein großer Teil an papiergebundener Dokumentation bereits digital, mindestens jedoch in Form einer hybriden Aktenführung zur Verfügung. In diesem Zusammenhang werden auch Aussonderungsprozesse und die Überführung von archivwürdigem Schriftgut an das Staatsarchiv Bremen koordiniert.
Weitere Zuständigkeiten: